Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Suomen Lentopelastusseura ry:n (myöhemmin SLPS) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivä 21.02.2021
Viimeisin muutos 31.12.2023
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Lentopelastusseura ry
Ratamestarinkatu 11
00520 Helsinki
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Lentopelastusseuran toiminnanjohtaja
Janne Vainio
janne.vainio@lentopelastus.fi
040 0200269
SLPS käyttää rekistereinään kohdassa 5 mainittuja ohjelmistoja. Ulkoistuksesta huolimatta Lentopelastusseura toimii ensisijaisena rekisterinpitäjänä kohdassa 8 mainitut asiat pois lukien. Kaikki rekistereihin liittyvät kysymykset tulee ohjata SLPS:lle (info@lentopelastus.fi)
3. Rekisterin nimi
Lentopelastusseuran henkilörekisteri, josta käytetään nimeä ”Toiminnanohjausjärjestelmä”.
Toiminnanohjausjärjestelmä koostuu useasta, kohdassa 5 esitellystä ohjelmistosta.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Lentopelastusseura kerää henkilötietoja vain siinä määrin kuin toiminnan kannalta on tarpeen. Kohdassa 5 on eritelty eri järjestelmiin kerättävät tiedot.
Kerätyillä tiedoilla ylläpidetään jäsenrekisteriä sekä mahdollistetaan eri sovellusten käyttö toiminnan tukena.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, eikä niitä luovuteta muille kuin SLPS:n toimintaan liittyville osapuolille.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
- henkilön suostumus (esimerkiksi vaitiolositoumuksen täyttäminen ja allekirjoittaminen)
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena (tässä tapauksessa SLPS:n sopimussuhde tai jäsenyys oman jäsenyhdistyksen kautta)
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tässä tapauksessa hallinto, koulutus, harjoittelu ja operatiiviset tehtävät)
5. Rekisterin tietosisältö
Lentopelastusseuran Toiminnanohjausjärjestelmä koostuu seuraavista ohjelmistoista:
SARCREW-henkilörekisteri
https://sarcrew.lentopelastus.fi
Henkilörekisterinä toimii helsinkiläisen Kehätieto Oy:n Kilta-sovellus sovitettuna SLPS:n käyttöön.
Yhteystiedot:
Kehätieto Oy
Osmontie 38
00610 HELSINKI
Puh. 010 835 4400
Kehätieto Oy vastaa osaltaan henkilötietojen säilyttämisestä oman rekisteriselosteensa mukaisesti.
Henkilön liittyessä SLPS:n toimintaan hän allekirjoittaa ja toimittaa SLPS:n toimistoon vaitiolositoumuksen, jossa pyydetään seuraavat tiedot:
- etu- ja sukunimi
- syntymäaika
- postiosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- ilma-alustyyppi, johon henkilö ensisijaisesti kytkeytyy (LEKO, UAS, MOVA)
SARCREW-rekisteriin kirjataan lisäksi erilaisia tapahtumatietoja sekä henkilön osallistumistietoja koulutus-, harjoitus- ja operatiivisiin tehtäviin. Myös henkilön osaaminen eli kelpoisuustiedot ja niiden voimassaolopäivämäärät kirjataan.
Jokainen rekisteriin kirjattu henkilö voi niin halutessaan lisätä omiin tietoihinsa järjestelmän mahdollistamia lisätietoja.
Edellä mainitut tiedot kirjataan SARCREW-rekisteriin. Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan, kuin henkilö on toiminnassa mukana. Kun toiminta päättyy, tiedot poistetaan rekisteristä.
Oppimisympäristö
SLPS:n verkko-oppimisympäristönä toimii Saarni Learningin tuottama Priima LMS, jota kutsumme nimellä Sar Learning.
Yhteystiedot:
Saarni Learning
+358 20 718 1850
info@saarnilearning.fi
Saarni Learning vastaa osaltaan henkilötietojen säilyttämisestä oman rekisteriselosteensa mukaisesti.
Oppimisympäristöön tallennetaan seuraavat tiedot:
- etu- ja sukunimi
- sähköpostiosoite
- henkilön käymät kurssit, niiden eteneminen ja mahdollisen kokeen tulos
Edellä mainitut tiedot kirjataan Priima LMS käyttäjärekisteriin. Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan, kuin henkilö on toiminnassa mukana. Kun toiminta päättyy, tiedot poistetaan rekisteristä.
SECAPP-HÄLYTYS-, viestintä- ja raportointiohjelmisto
SLPS käyttää hälyttämiseen, viestintään ja raportointiin jyväskyläläisen Secapp Oy:n tuottamaa Secapp-ohjelmistoa.
Yhteystiedot:
Secapp Oy
Viitaniementie 21 E 47
40720 Jyväskylä
Secapp Oy vastaa osaltaan henkilötietojen säilyttämisestä oman rekisteriselosteensa mukaisesti.
Secapp-sovellukseen tallennetaan seuraavat tiedot
- etu ja sukunimi
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- postiosoite
- yritykset, joissa henkilö käyttää Secappia
- Secapp-ryhmät, joihin henkilö on liitetty
- osaaminen eli kelpoisuudet ja niiden voimassaolopäivämäärät
- laitteet, joihin henkilö on asentanut ja kirjautunut Secapp-sovellukseen
- laitteen sijainti, mikäli henkilö on antanut luvan paikannukseen, ja vastaa hälytykseen ”OK”, henkilö voi valita paikannuksen kestoajan
Edellä mainitut tiedot kirjataan Secapp-käyttäjärekisteriin. Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan, kuin henkilö on toiminnassa mukana. Kun toiminta päättyy, tiedot poistetaan rekisteristä.
Mapitare Easy Tracker -kartta- ja navigointisovellus
SLPS:n navigointi- ja tilannekuvasovelluksena käytetään rovaniemeläisen Mapitare Oy:n tuottamaa Mapitare Easy Tracker -sovellusta.
Yhteystiedot:
Mapitare Oy
Hirvaskatu 14
96190 Rovaniemi
info@mapitare.fi
Mapitare Oy vastaa osaltaan henkilötietojen säilyttämisestä oman rekisteriselosteensa mukaisesti.
Mapitare-sovellukseen tallennetaan seuraavat tiedot
- etu ja sukunimi
- puhelinnumero
- laitteen reaaliaikainen sijainti näytetään ja sen viimeinen sijainti tallennetaan, kun henkilö liittyy jakoryhmään ja poistuu siitä
Edellä mainitut tiedot kirjataan Mapitaren käyttäjärekisteriin. Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan, kuin henkilö on toiminnassa mukana. Kun toiminta päättyy, tiedot poistetaan rekisteristä.
Procountor-taloudenhallintaohjelmisto
SLPS:n taloudenhallintaohjelmistona käytetään Accountor Finago Oy:n tuottamaa Procountor-sovellusta.
Yhteystiedot:
Accountor Finago Oy
Keilaniementie 1 (Accountor Tower)
02150 Espoo
Accountor Finago Oy vastaa osaltaan henkilötietojen säilyttämisestä oman rekisteriselosteensa mukaisesti.
Procountor-sovellukseen kirjataan maksutapahtumiin liittyen seuraavat tiedot:
- etu- ja sukunimi
- postiosoite
- sähköpostiosoite
- henkilötunnus
- tilinumero
Edellä mainitut tiedot kirjataan Procountor-käyttäjärekisteriin. Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan, kuin henkilö on toiminnassa mukana. Kun toiminta päättyy, tiedot poistetaan kirjanpitolain mukaisesti.
Muut toimijat
Lentopelastusseuran toiminnassa on tahoja, joita hyödynnetään toiminnassa. Näiden osalta henkilötietojen käsittely ja taltiointi on näiden toimijoiden vastuulla heidän omien rekisteriselosteidensa mukaisesti, eikä SLPS vastaa niistä.
Em. toimijoita ovat muun muassa Opintokeskus Siviksen Sivisverkko, jonka kautta ilmoittaudutaan kursseille. Ilmoittautuminen ei vaadi kirjautumista, mutta mikäli henkilö haluaa käymästään kursseista opintopisteitä ja todistuksen, hänen on kirjauduttava. Opintokeskus Sivis käsittelee tietoja oman rekisteriselosteensa mukaisesti.
Toinen, joidenkin yhteisharjoituksen yhteydessä käytetty taho on Maanpuolustuskoulutus ry (MPK), joiden verkkosivustoa hyödynnetään harjoituksiin ilmoittautumiseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään vaitiolositoumuksen yhteydessä. Lisätietoja, muun muassa tilitiedot, henkilö ilmoittaa matka- ja kululaskujen yhteydessä SLPS:n intranet-lomakkeella. Maksuihin vaadittava henkilötunnus kysytään henkilöltä erikseen joko puhelimitse tai tekstiviestillä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta SLPS:n ulkopuolisille tahoille.
Joitakin tietoja, kuten toimihenkilöiden, SLPS:n hallituksen jäsenten, SLPS:n valtuuston jäsenten, hälytysryhmien eri vastuuhenkilöiden ja jäsenyhdistysten yhteyshenkilöiden nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero voidaan julkaista SLPS:n intranetissä ja/tai julkisilla internetsivuilla tarkoituksenmukaisuusperiaate huomioiden.
SLPS käyttää internet-sivustollaan Google Analytics -palvelua. Palvelu asettaa vain tilastointiin tarvittavia evästeitä, mainos- tai muita vastaavia evästeitä ei käytetä.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekistereitä käsitellään huolellisesti.
Rekisteritiedot suojataan asianmukaisesti. Käytettävien ohjelmistojen valmistajat vastaavat suojauksesta sekä laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta.
Kaikkiin kerättäviin tietoihin on pääsy ainoastaan SLPS:n toimihenkilöillä. Muilla vastuuhenkilöillä on pääsy niihin tietoihin, joita he omassa tehtävässään tarvitsevat.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa.
Osa sovelluksista mahdollistaa omien tietojen tarkastamisen ja tarvittaessa korjaamisen.
Niiltä osin, kun sovellukset eivät mahdollista tallennettujen tietojen tarkastamista suoraan, henkilöllä on oikeus pyytää ja saada omat tietonsa SLPS:n toimistolta (pyynnöt info@lentopelastus.fi), ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisterinpitäjä pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa pyytäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä, “oikeus tulla unohdetuksi”.
Rekisteröidyillä ovat voimassa myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt näistä tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.